Die meisten aller Informationen stehen heute in elektronischer Form zur Verfügung. Allerdings benötigt das Suchen nach Informationen nicht selten einen enormen Zeitaufwand.

Unsere Idee heisst DMS (Document Management System).

Im DMS werden alle Dokumente gespeichert, und sind per Volltextsuche jederzeit und schnell auffindbar. Dies bedingt allerdings sogenannte Metadaten (Indexdaten), die mit dem eigentlichen Dokument verknüpft werden.

Unsere Scanning-Lösung bietet als „Middleware“ die Brücke zwischen MFP und DMS und ermöglicht es, die Dokumente vor der Speicherung im DMS in die benötigte Form zu bringen. Dafür installieren wir auf dem MFP eine „App“, die über einen Benutzer-Dialog die gewünschten Metadaten (z.B. Dateiname, Benutzerkennung, Kundennummer etc.) abfragt und diese Informationen an das DMS weitergibt. Zusätzlich ermöglicht ein OCR-Prozess (Texterkennung) die Umwandlung der gescannten Bildinformationen in eine Textdatei (durchsuchbares PDF oder WinWord).

Gut zu wissen: Auch wenn der Hintergrundprozess des Dokumentes sehr komplex sein kann, bleibt die Bedienung für den Benutzer durch die „App“ am MFP sehr einfach!